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【辦公室政治學】做管理,先由管理好自己的時間開始

文化 

【文化籽:辦公室政治學】
大家都在忙,雖然每天都說我們要讓「生活」大於「生存」,但「生存」得有技巧一點,就更能幫我們找到「生活」吧。


圖片來源:電影《救火英雄》;圖片文字: 陳詠燊。

香港人大家都忙,要做的事情太多,一天二十四小時都不夠用,所以有效的時間管理很重要。怎樣可以在有限的時間上做最多的事情?我們故且可以嘗試,經常讓自己可以同一時間做兩件事。這個技巧,是我看過不少關於時間管理的書籍後整合出來的,就在這裏分享一下。
當然我們都不可能左手右手同時做着兩件事吧,但盡量讓事情(無論輕重)同時發生並進行,是我們都可以做到的事。
首先就是要知道自己一日之中每一段時間,你分別身處在甚麼地方,以及那個地方與時間你可以做些甚麼。回顧一下自己每日或者一星期內的行程,將時間分類出來:在辦公室、坐交通工具上,還是在家?在辦公室的話,甚麼時候是會議,甚麼時候可讓你做自己的事情?在家的話,甚麼時候陪家人,甚麼時候又可以獨處?
之後又將自己需要做的事情,無論多輕多重都一一作出分類,甚麼需要好好地坐下來專心做,甚麼可以用電話做,甚麼可以「讓別人開始」做,甚麼可以按個鈕就能自己做?
就用我自己作例子吧。我在工作上有很多的身份,編劇、教師、專欄作者,偶爾還會當一下節目主持人,工作確是超重了,但都是那一個迷思吧,男人這個時候不衝,還待何時?
於是我先把需要做的事情分類,無論輕重。寫劇本、做教學的Powerpoint,都要好好坐下來做;寫專欄、覆電郵與WhatsApp、管理fanpage、簡單的資料搜集,可以用電話做;「讓別人開始」做?意思是有些事情其實是需要與別人甚至下屬合作,但需要你先做一些開始的工作,例如設定某project的指引,開一些決定性的會議,又或者就某故事開好一個框架;按個按鈕就能夠做的,例如大部份電腦的update,在學校裏大量的影印講義等等。
分好工作後,就要以工作的類別來安排自己一天的工作。例如Powerpoint我只可以在家做,公事的WhatsApp與專欄卻在那裏都可以寫,於是我在家或辦公室的黃金工作時間,都盡量不會安排用來做那些輕巧的事,而是留來做最難做的工作(所以我大部份專欄都是在交通工具上完成的)。
聽來很容易?其實很難,你有試過坐在辦公室,卻花了很多時間來覆WhatsApp等通訊嗎?到你要離開的時間,才發現工作未做完,但乘地鐵的時候又做不到,於是回家後還要趕工;但若然你一開始就把訊息留在車上覆,你一天就可能已經省下了一小時。
至於工序上,那些可以「讓別人開始」做的工作,我盡量都會搶先去做,因為你只要開了個頭,就有別人替你營運多了一個project,你的回報就可以更快。
而低層次到按個鈕就做的,就更加要盡早開始。不知你有否試過那種痛苦的經驗──明明要趕着要去開會了,才醒起未影印開會要用的幾十份資料,明明你上午肯按個鈕就可以讓它同時發生,但最後卻無謂地讓全世界等你,而你又一個人留了下來去看着一部影印機來工作。
因為時間管理差而因小失大,才是辦公室內最低級的錯誤。

撰文:陳詠燊
電影編劇、專欄作家、專上學院講師。曾於香港十大企業之一擔任製作經理多年,見證及參與過無數辦公室戰役,是香港少數同時具備電影前線製作與企業行政經驗之電影人。facebook:Sunnyhahaha

編輯:謝慧珊